3 november 2020 – Virtuele Verenigingsavond: Lezing nano-VNA door Marcel PA3AUV

Op dinsdag 3 november 2020 heeft Marcel PA3AUV een virtuele lezing gehouden over de NanoVNA. Maar het ging deze keer niet alleen over de inhoud van de lezing. Ook was het een experiment om te zien wat leden van een virtuele afdelingsavond vinden en hoe zij dit ervaren. De virtuele lezing NanoVNA was een initiatief van de afdeling A41 Flevoland en de gecombineerde VERON/VRZA afdeling A43 Wageningen. Bovendien is aan de toehoorders om hun mening en ervaring gevraagd via een korte enquête.

Organiseren virtuele afdelingsavond

Het uitnodigen van leden is niet zo vanzelfsprekend als men vaak denkt. Het versturen van een e-mail naar meer dan 200 e-mailadressen levert over het algemeen een registratie in een blacklist op. Omdat ook leden van VRZA Zuid-Veluwe uitgenodigd moesten worden was een e-mail sturen vanuit VERON naar VRZA leden in verband met de AVG ook niet toegestaan. Daarom is gekozen om dit via de nieuwsbrief te doen vanuit afdeling a41 Flevoland. Met in de nieuwsbrief een link naar een Google Forms document om leden te laten inschrijven op hun e-mailadres. De secretaris van de VRZA afdelingen is gevraagd de nieuwsbrief te delen met hun leden. Nu kan VERON wel een uitnodiging met een link naar de online lezing versturen. Voor de virtuele afdelingsavond is gekozen is voor het pakket GoToMeeting. Dit pakket is platform onafhankelijk en verzameld ook niet ongevraagd persoonsgegevens van de deelnemers. Ook is er ruimte voor 250 deelnemers waardoor het mogelijk was om niet VERON leden de gelegenheid te geven deel te nemen. G2M is ook gebruikt tijdens de IARU conferentie en hier zijn goede ervaringen mee opgedaan.

Enquête NanoVNA

In een korte enquête NanoVNA met 9 vragen is de deelnemers gevraagd wat zij van de virtuele afdelingsavond vonden.

Omdat VERON niet ongevraagd over e-mailadressen mag beschikken van niet leden is een combinatie gebruikt van een nieuwsbrief, verstuurd vanuit a41 Flevoland, en een inschrijfformulier van Google Forms. Ook niet leden konden zo zelf bepalen of zij hun e-mailadres wilde achterlaten om een uitnodiging te ontvangen. Voor het uitnodigen is ook gebruik gemaakt van een nieuwsbrief omdat massa e-mails vaak uitmonden is spam en de verzender op de blacklist komt. 100% van de deelnemers hebben aangegeven dat het inschrijven goed en eenvoudig was.

94,6% van de inschrijvingen hebben ook werkelijk deelgenomen aan de lezing. In het totaal hebben 70 deelnemers naar Marcel PA3AUV zijn verhaal over de NanoVNA geluisterd.

Voor de virtuele afdelingsavond is gebruik gemaakt van het pakket GoToMeeting. 94,3% van de deelnemers heeft dit als goed en eenvoudig ervaren. 2,9% heeft aangegeven dat het niet op zijn/haar apparaat werkte en ook 2,9% heeft aangegeven dat het pakket te moeilijk is in gebruik.

Alle deelnemers hebben aangegeven dat zij vaker een virtuele afdelingsavond georganiseerd willen zien. Zij zien dit als goed alternatief nu we even niet fysiek samen kunnen komen.

Op de vraag hoe vaak een virtuele afdelingsavond georganiseerd moet worden antwoord men.

• 68,6% zou dit eens per maand willen
• 11,4% ziet dit graag eens per twee weken
• 5,7% wil dit graag eens per kwartaal

Maar hoe moet een virtuele afdelingsavond er dan uitzien?

• 51,4% wil alleen een virtuele afdelingsavond als er een lezing is.
• 42,9% geeft aan het graag te willen in combinatie met een virtuele samenkomst (onderling QSO)

Conclusie enquête NanoVNA

De resultaten uit de enquête NanoVNA zijn positief. Een virtuele afdelingsavond voorziet duidelijk in een behoefte nu we even niet bij elkaar kunnen komen. Ook zien de leden dit graag in combinatie met een lezing, 94,3%. Maar 42,9% wil dit graag combineren met een virtuele samenkomst. Daarbij ziet het grootste deel dit graag een keer per maand. Hoewel een aantal dit graag iets vaker of minder zou willen.

Het organiseren van een virtuele afdelingsbijeenkomst is goed te doen. Helaas heeft de VERON ICT-commissie niet de mankracht noch de infrastructuur om dit op te pakken. Dus is de enige optie om dit lokaal met de afdeling op te organiseren. Zoals eigenlijk al voor coronatijd is gedaan.

• Kies een pakket/organisatie om de virtuele bijeenkomst te houden.
  Kijk bij meer informatie, keuze genoeg zowel gratis als betaalde oplossingen.
• Prik een datum.
• Regel iemand die een lezing wil houden.
• Nodig de leden uit.
  Doe dit per e-mail. De link op de website geven levert de kans op trollen op.
• Organiseren kan ook in een samenwerkingsverband met omringende afdelingen.
  Bij betaalde oplossingen kan dan ook de kosten gedeeld worden.
• Uitnodigen van deelnemers buiten de VERON? Goed idee, laat ze kennis maken met VERON.
  Maar let op dat dit ook conform de privacy wetgeving AVG gaat.

Meer informatie

Weet je niet waar te beginnen? Geen punt stel je vraag aan prc@veron.nl en we helpen je graag op weg.

• GoToMeeting.com
  Betaalde oplossing is al mogelijk vanaf €10,75. Gratis 14 dagen trial version, zonder verplichtingen.
  Je hebt hier volledige controle ook als je als organisator het scherm of applicatie deelt.
• Jitsi
  Is eigenlijk een demonstratiesite voor de open-source software. Maar A22 Zuid-Limburg heeft hier goede ervaringen mee.
• Microsoft Teams
  Is gratis en tot 300 deelnemers te gebruiken. De vraag is alleen hoe lang nog. Ervaring van PA3JEM, Johan is dat het delen van het scherm soms erg traag is met het verversen. Mogelijk hebben andere gebruikers betere ervaringen.
• Google hangouts
  Google hangouts is gratis maar beperkt zich tot maximaal 10 videogesprekken. De ICT en PR-commissie gebruikt dit al jaren met veel succes voor de commissievergaderingen.
• Google forms
  Met Google forms is het mogelijk om formulieren te maken zoals enquêtes. Maar ook inschrijfformulieren waarin bijvoorbeeld deelnemers zich kunnen aanmelden en hun e-mailadres achterlaten. Zo kunnen deelnemers uitgenodigd worden conform AVG. Natuurlijk wel na de lezing de e-mailadressen verwijderen.
• Sender.net
  Hiermee verstuurt VERON haar maandelijkse nieuwsbrief. Vanwege het e-mailvolume is dat voor de VERON Nieuwsbrief niet gratis. Maar voor afdelingen is dat wel gratis te gebruiken, gezien het beperkte aantal e-mailadressen. A41 Flevoland maakt hier ook gebruik van voor een maandelijkse Nieuwsbrief en is gebruikt voor de virtuele afdelingsavond met lezing over de NanoVNA.

Video online meeting